Modèle de lettre :Convocation à une réunion avec ordre du jour

Rédigé par des auteurs spécialisés Ooreka  À jour en octobre 2021

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MAJ en
octobre 2021

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Sommaire

À quoi sert ce modèle de courrier ?

Afin d'être efficace, une réunion doit avoir un ordre du jour clair, qui permettra à chaque participant de la préparer, mais aussi qui servira de fil directeur à la réunion elle-même.

La convocation à la réunion doit donc détailler l'ordre du jour.

Plus les personnes convoquées seront informées du déroulement de la réunion et de ses objectifs, mieux se passera la réunion.

Notice : Convocation à une réunion avec ordre du jour

Une convocation pour une réunion doit fournir toutes les informations indispensables à son bon déroulement :

  • la date et l'heure ;
  • le lieu précis, avec éventuellement le moyen de s'y rendre ;
  • la liste des participants, en indiquant à quel titre ils sont présents ;
  • l'ensemble des points inscrits à l'ordre du jour ;
  • ce que chaque participant doit faire pour préparer cette réunion.

Modèle de lettre

Convocation à une réunion

Vous êtes convoqué à une réunion le [date] au sujet de [sujet général de la réunion].

Date et lieu de la réunion

  • Le [jour/ mois/ année] ;

  • de [x] heures à [x] heures ;

  • adresse : [rue, ville] ;

  • salle : [identification de la salle].

Participants

La réunion sera [présidée/ dirigée/ animée] par : [nom et prénom], [nom de l'organisation], [titre ou responsabilité].

Les personnes convoquées sont :

  • [nom et prénom], [nom de l'organisation], [titre ou responsabilité] ;

  • [nom et prénom], [nom de l'organisation], [titre ou responsabilité] ;

  • [nom et prénom], [nom de l'organisation], [titre ou responsabilité] ;

  • [nom et prénom], [nom de l'organisation], [titre ou responsabilité].

Ordre du jour

L'objectif de la réunion est [de décider.../ d'évaluer…/ de consulter les participants à propos de…].

Les points qui seront abordés sont les suivants :

  1. [sujet] : [éventuellement : détails] ;

  2. [sujet] : [éventuellement : détails] ;

  3. [sujet] : [éventuellement : détails] ;

  4. [sujet] : [éventuellement : détails] ;

  5. questions diverses.

Pré-requis

Afin de préparer cette réunion :

Selon les cas :

  • vous devez prendre connaissance des documents suivants : [liste des documents].

  • [nom et prénom] fera une présentation à propos de [sujet].

  • [nom et prénom] proposera ses recommandations à propos de [sujet].

Convocation à une réunion avec ordre du jour en PDF

Pour transformer votre modèle de lettre « Convocation à une réunion avec ordre du jour » en PDF, utilisez le logiciel de traitement de texte gratuit LibreOffice ou OpenOffice, qui permet de faire directement la conversion de word à PDF. Si vous utilisez une version récente de Word, vous pouvez aussi créer un PDF avec la fonction « enregistrer sous ».

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