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Afin d'être efficace, une réunion doit avoir un ordre du jour clair, qui permettra à chaque participant de la préparer, mais aussi qui servira de fil directeur à la réunion elle-même.
La convocation à la réunion doit donc détailler l'ordre du jour.
Plus les personnes convoquées seront informées du déroulement de la réunion et de ses objectifs, mieux se passera la réunion.
Une convocation pour une réunion doit fournir toutes les informations indispensables à son bon déroulement :
Vous êtes convoqué à une réunion le [date] au sujet de [sujet général de la réunion].
Date et lieu de la réunion
Le [jour/ mois/ année] ;
de [x] heures à [x] heures ;
adresse : [rue, ville] ;
salle : [identification de la salle].
Participants
La réunion sera [présidée/ dirigée/ animée] par : [nom et prénom], [nom de l'organisation], [titre ou responsabilité].
Les personnes convoquées sont :
[nom et prénom], [nom de l'organisation], [titre ou responsabilité] ;
[nom et prénom], [nom de l'organisation], [titre ou responsabilité] ;
[nom et prénom], [nom de l'organisation], [titre ou responsabilité] ;
[nom et prénom], [nom de l'organisation], [titre ou responsabilité].
Ordre du jour
L'objectif de la réunion est [de décider.../ d'évaluer…/ de consulter les participants à propos de…].
Les points qui seront abordés sont les suivants :
[sujet] : [éventuellement : détails] ;
[sujet] : [éventuellement : détails] ;
[sujet] : [éventuellement : détails] ;
[sujet] : [éventuellement : détails] ;
questions diverses.
Pré-requis
Afin de préparer cette réunion :
Selon les cas :
vous devez prendre connaissance des documents suivants : [liste des documents].
[nom et prénom] fera une présentation à propos de [sujet].
[nom et prénom] proposera ses recommandations à propos de [sujet].
Pour transformer votre modèle de lettre « Convocation à une réunion avec ordre du jour » en PDF, utilisez le logiciel de traitement de texte gratuit LibreOffice ou OpenOffice, qui permet de faire directement la conversion de word à PDF. Si vous utilisez une version récente de Word, vous pouvez aussi créer un PDF avec la fonction « enregistrer sous ».
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