Mieux rédiger ses écrits professionnels

Rédigé par des auteurs spécialisés Ooreka  À jour en novembre 2020

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Mieux rédiger ses écrits professionnels

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À l'époque du tout écran et des portables, l'écrit, loin de disparaître, se développe dans tous les secteurs professionnels et reste un outil à maîtriser. De nombreux actes de la vie professionnelle passent par l'écrit : traçabilité des procédures, rapports d'intervention dans la plupart des métiers, évaluation du travail, développement de projets, échanges au sein d'une équipe, etc.

Un bon écrit renforce l’impact du message que vous voulez faire passer et conforte votre professionnalisme. C'est pourquoi il est nécessaire de bien écrire, et d'écrire pour être compris.

Voici quelques conseils pour mieux rédiger ses écrits professionnels.

1. Vérifiez la pertinence de l'utilisation d'un écrit professionel

Certaines situations demandent une relation personnelle directe et commandent de ne pas passer par l’écrit. Pour d’autres, la rencontre n’apparaît pas comme nécessaire et le recours à l’écrit devient pertinent.

Pour appréciez si vous devez recourir ou non à l’écrit, posez-vous quelques questions. Dans la situation visée, devez-vous :

  • Informer ?
  • Démontrer ?
  • Garder des preuves ?
  • Marquer une étape, un changement ?
  • Apportez des informations pour alimenter une recherche de solution ?
  • Délimiter une zone de responsabilité, d’influence ?

Si vous pouvez répondre « oui » à l’une de ses questions, l’écrit complétera l’oral ou se suffira à lui-même.

2. Ciblez votre lecteur pour mieux rédiger votre écrit professionnel

Pour être lu, il faut s'adresser au bon lecteur, savoir qui il est.

Le sociologue Harold Dwight Lasswell définit tout acte de communication autour de quelques questions essentielles : Qui dit quoi ? À qui ? Par quel canal et comment ? Et avec quel effet ?

Appliquez ces questions à votre écrit et faites le point sur la cible que vous visez :

  • Qui êtes-vous dans cette situation d'écrit : un collègue, un supérieur hiérarchique, un expert, un intervenant extérieur ? Quel est votre rôle à ce moment-là ?
  • Qui dit quoi : quel est le contenu du message, que voulez-vous communiquer ?
  • À qui vous adressez-vous : un collègue, un supérieur hiérarchique, un expert, un intervenante extérieur ? Quel est son rôle à ce moment-là ?
  • Par quel canal et comment : quel type d'écrit allez-vous utiliser ? Quel plan, quel vocabulaire ?
  • Avec quel effet : quel effet recherchez-vous, quel est votre but ? Voulez-vous informer, expliquer,  rendre compte, persuader, rapporter, influencer, responsabiliser, faire agir ? Les objectifs des écrits professionnels peuvent avoir différentes finalités :
    • conserver par écrit la trace, la mémoire de ce qui se passe et se réalise ;
    • attester des projets et des arguments qui les justifient ;
    • transmettre et communiquer à tout interlocuteur utile ;
    • aider à la recherche de solutions et à la compréhension des situations.

3. Choisissez le bon type d'écrit professionnel en fonction de votre objectif

À chaque objectif correspond un type d’écrit. Adaptez votre écrit à l’objectif que vous poursuivez, vous l'améliorerez ainsi.

Pour :

  • transmettre une information et laisser une trace : rédigez une lettre ;
  • informer des absents sur le déroulement de faits, laisser une trace pour pouvoir y revenir plus tard, reporter ce qu’il se passe sur le terrain : rédigez un compte-rendu ;
  • exposer des faits, les analyser, fournir des propositions de solutions ou d'actions : rédigez un rapport ;
  • préparer le travail en vue d'une prise de décision : rédigez des synthèses et des analyses.
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4. Rédigez mieux votre écrit professionnel pour être lu

Donnez envie à votre lecteur de vous lire. Pour mieux rédiger votre écrit professionnel, soignez la forme de votre écrit :

  • Faites un plan et travaillez-le : la réussite de votre écrit peut dépendre de votre plan. Votre propos doit être structuré pour être accessible. Plusieurs types de plan sont envisageables, en voici les principaux :
    • la pyramide inversée : regroupez les informations de même nature et hiérarchisez-les ;
    • le plan chronologique ;
    • le plan analytique : commencez par les les faits et poursuivez par les causes ou les conséquences ;
    • le plan dialectique : thèse, antithèse, synthèse.
  • Listez les faits, les arguments qui vont s'insérer dans votre plan :
    • Triez-les : éliminez ceux qui sont hors sujet ou anecdotiques.
    • Organisez-les ensuite : ordre chronologique, du particulier au général, de l'essentiel au détail, des observations au diagnostic…
  • Choisissez vos mots : en fonction de votre destinataire, choisissez des mots qu'il comprendra, qu'il appréciera et qui entrent dans son domaine de compétence. Évitez les termes de jargon technique si votre interlocuteur n'est pas un spécialiste.
  • Utilisez le ton juste : bannissez le ton familier ou péremptoire dans un écrit professionnel, restez neutre.
  • Écrivez sans faute : relisez et faites relire si nécessaire.
  • Soyez précis :
    • utilisez des verbes d'action ;
    • utilisez le présent en priorité ;
    • bannissez les termes génériques : beaucoup, peu, etc. et quantifiez vos données ;
    • expliquez les sigles si vous devez en utiliser.
  • Distinguez faits et opinions :
    • Le fait est une information tangible, vérifiable voire quantifiable. C'est un constat objectif, il ne se discute pas.
    • L'opinion est une appréciation subjective, un jugement de valeur. Elle est contestable. Dans un écrit, présentez-la en hypothèse.
  • Allez à l'essentiel : un écrit professionnel vise l'efficacité. Veillez à ce que chaque information ait son utilité. Éliminez tous les détails inutiles.
  • Supprimez les répétitions : allégez votre écrit.
  • Vérifiez si votre écrit est complet : votre information doit pouvoir se résumer en 7 questions auxquelles vous devez pouvoir répondre : qui, quoi, quand, où, comment, combien, pourquoi.
  • Respectez la charte rédactionnelle s'il en existe une ou les règles d'écrits classiques professionnels.
  • Relisez toujours votre écrit.

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