Comment gérer ses mails

Rédigé par des auteurs spécialisés Ooreka  À jour en octobre 2020

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Comment gérer ses mails

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Si vous n'êtes pas vigilant, votre boîte électronique peut vite être surchargée : entre les courriels non lus ou introuvables, ceux qui ne sont pas hiérarchisés par importance, les e-mails qui ne vous concernent pas et les Newsletters envahissantes… vous vous sentez débordé et ne savez plus comment faire face. Le moindre mail devient source de stress.

S'approprier certains outils, avoir de la discipline et de la volonté permet, à l'instar de toute gestion du temps, de gagner en efficacité et sérénité.

Vous trouverez dans cette fiche quelques clés pour savoir comment gérer ses mails.

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1. Disciplinez-vous dans la gestion de vos courriels

C'est vous qui décidez de l'organisation de votre travail. Cela vaut également pour votre boîte mail, qui ne doit pas prendre le pas sur toutes vos autres tâches.

Avant tout, il est important de séparer vos boîtes mail professionnelle et personnelle, et de supprimer les alertes : sauf si vous êtes journaliste ou travaillez dans la communication, il est inutile de vous précipiter dès qu'on vous fait parvenir un mail.

Ne donnez pas la priorité à vos mails

Commencez par vos tâches urgentes et importantes du jour. Évitez de vous ruer, systématiquement, sur votre messagerie électronique dès que vous arrivez au bureau.

Fixez-vous un rythme, des plages horaires, en fonction de l'importance accordée à l'utilisation du mail dans votre métier :

  • outil réel de travail ou source d'information ?
  • selon votre fonction professionnelle, vous fixerez le rythme de consultation de vos mails à deux fois par demi-journée, une fois par jour, deux fois par semaine, une fois par semaine…

C'est vous qui décidez du rythme. Et c'est une bonne façon de cesser de consulter, à tout moment, vos mails.

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Procédez en deux temps

Lorsque vous recevez des mails, ne les ouvrez pas systématiquement, consultez uniquement l'objet. Procédez ensuite à un premier tri.

  • Éliminez les mails inutiles. Désabonnez-vous lorsque c'est possible, et identifiez ces envois comme indésirables.
  • Les mails que vous considérez comme utiles appellent une action :
    • répondre rapidement (pour tous les mails ne demandant pas de réflexion, répondez immédiatement) ;
    • transmettre ;
    • réorienter (il y a eu erreur de destinataire) ;
    • classer ;
    • consulter avant de classer ;
    • éliminer après consultation ;
    • conserver « au cas où » (vous pouvez avoir besoin de la preuve d'un rendez-vous, par exemple).

Faites du traitement de vos mails une tâche au même titre qu'une autre

Considérez le traitement des mails comme une tâche au même titre que toutes vos autres tâches. Lorsque vous travaillez sur le thème d'un dossier, ouvrez, à ce moment-là, les mails en rapport, et traitez toutes les tâches que vous avez identifiées.

L'objectif est d'avoir une boîte mail quasiment vide.

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2. Réorganisez votre boîte électronique pour mieux gérer vos mails

Pour avoir une boîte e-mail quasiment vide, il faut, dans un premier temps, la réorganiser.

Séparez vos boîtes mails personnelle et professionnelle

Dissocier les mails professionnels et les mails personnels vous permet de laisser votre vie privée aux portes de l'entreprise et de ne pas tout mélanger. Cela présente plusieurs avantages :

  • vous n'êtes pas tenté de vous évader sans cesse du travail par l'écran ;
  • vos collègues ou remplaçants ne risquent pas de lire, même involontairement, des mails relevant de votre vie privée ; 
  • si vous quittez votre emploi, vous ne perdez pas votre adresse électronique personnelle.

Créez des arborescences

Il est conseillé de créer des arborescences de dossiers dans votre boîte mail, adaptés à votre fonction, à votre mission, à un projet.

Pour gérer ses mails, créez des règles (sur PC) ou des boîtes intelligentes (sur Mac) : tous les messages d'expéditeurs que vous souhaitez garder iront se placer automatiquement, selon les paramètres que avez définis, dans le bon dossier.

Sur PC Sur Mac
  • Déroulez le menu « outils, règles de message », puis cliquez sur « courrier », « nouveau ».
  • Renseignez les règles en étant précis.
  • Cliquez sur OK.
  • Choisissez « nouvelle boîte aux lettres intelligente ».
  •  Nommez-la.
  • Renseignez les règles en étant précis.
  • Cliquez sur OK.

Videz vos dossiers de la boîte électronique

La boîte mail a une double fonction : la réception et l'expédition d'e-mails. Mais, trop souvent, vous lui en attribuez une troisième : le stockage.

Les messages que vous recevez concernent votre travail directement ou indirectement (en tant que porteurs d'opportunités professionnelles ou de savoirs sur le secteur, le métier…). Ils doivent donc trouver leur place au sein de vos dossiers de travail :

  • Inutile de les stocker au mauvais endroit, c'est-à-dire dans la boîte mail ; rendez-les opérationnels en les transformant en documents dans des dossiers Windows.
    • Ouvrez le dossier mail du thème de travail que vous traitez à ce moment-là.
    • Ouvrez les mails à enregistrer, cliquez sur « Fichier », puis « Enregistrer sous », et procédez comme pour un document classique.
    • Enregistrez-le sous la date de réception ou nommez-le avec un mot-clé adéquat.
  • Lorsque les mails comportent des pièces jointes, n'enregistrez que celles-ci, avec la date de réception et, éventuellement, le nom de l'expéditeur.

Allégez votre boîte mail au maximum

Supprimez tous les mails qui doivent l'être pour gérer au mieux vos mails. Ne gardez que ceux qui sont récents, c'est-à-dire ceux que vous avez reçus depuis votre dernière exploitation de mails.

Certains courriels ne méritent pas d'entrer dans un dossier de votre ordinateur. Cependant, vous avez besoin de les conserver, à titre de preuve, par exemple. Après avoir vérifié leur contenu, classez-les dans un dossier que vous pouvez nommé « Historique des contacts » ou « Au cas où ».

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3. Utilisez des astuces pour gagner du temps

Une bonne gestion des mails passe par un certain nombre d'habitudes qui, en devenant des automatismes, vous feront gagner du temps.

Prenez de bonnes habitudes

En adoptant de bons gestes, vous donnerez également de bonnes habitudes à vos collègues.

  • Soignez le libellé de l'objet de vos mails :
    • plus il sera clair et précis par rapport à l'objectif, plus vous et vos collègues seraient efficaces dans son traitement ;
    • donnez l'exemple, vous serez suivi ; vous recevrez des mails avec un objet clair et précis.
  • Identifiez bien le destinataire mis en « copie » :
    • posez-vous la question de savoir en quoi cette information peut lui être utile ; de cette façon, vous évitez d'envahir la boîte de votre collègue ;
    • si vos collègues persistent, par habitude, à mettre en copie plusieurs personnes qui n'ont pas nécessairement à être dans la boucle, parlez-en réunion ; fixez des critères pour les destinataires de copies.
  • Respectez l'anonymat des destinataires mis en copie en utilisant le cadre « CcI ».

Utilisez des outils pour gagner du temps

Plusieurs solutions existent pour gagner du temps.

  • Créez des modèles si vous  envoyez régulièrement des mails similaires en totalité ou en partie :
    • si vous êtes sur PC, créez un mail, cliquez sur « Enregistrer sous », choisissez le type « Mode Outlook » et enregistrez ;
    • si vous êtes sur Mac, créez un mail, puis cliquez sur « Fichier » et « Enregistrer comme modèle ».
  • Créez des réponses automatiques lors de vos périodes d'absence :
Sur PC Sur Mac
  • Accédez aux « Préférences générales » de votre boîte.
  • Allez dans « Paramètres », cliquez sur « Réponse automatique activée », puis renseignez la date de début et de fin (le jour de fin est facultatif) et l’objet du mail.
  • Saisissez enfin le texte de votre message, en précisant le nom et les coordonnées d'une éventuelle personne à contacter en cas d’urgence.
  • Dans préférences, cliquez sur « Règles », puis sur « Ajouter une règle ».
  • Dans la boîte de dialogue « Description », nommez la règle.
  • Renseignez la date d'envoi « est supérieur à », en indiquant le jour à partir duquel vous voulez envoyer la réponse automatique.
  • Dans « Effectuer les opérations suivantes », sélectionnez « Répondre au message ».
  • Saisissez enfin le texte de votre message, en précisant le nom et les coordonnées d'une éventuelle personne à contacter en cas d’urgence.
  • Cliquez sur OK.
  • Utilisez une signature automatique :
    • cliquez sur « Fichier », « Option », « Courrier », « Signatures » et « Créer vos signatures »(sur PC).
    • Allez dans « Préférences » et cliquez sur « Signature », choisissez votre compte et renseignez le texte de signature (sur Mac).
  • Différez l'envoi de mail : pour une raison ou une autre, vous pouvez avoir préparé un mail mais ne pas vouloir l'envoyer aussitôt
    • Allez dans « Autres options », cliquez sur « Différer la livraison » puis sur « Options du message » et « Options de remise ».
    • Activez la case « Ne pas envoyer avant », cliquez sur la date et l’heure de remise de votre choix, puis « Envoyer » : le message sera conservé dans la boîte mail jusqu'à l'heure et la date programmées.
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4. Gérez vos mails sans paniquer

Si vous êtes débordé, ne paniquez pas.

  • Ne lisez que les mails les plus récents :
    • les anciens ont été traités d'une façon différente, par leur expéditeur ;
    • ceux qui sont importants font l'objet d'une relance et entrent donc dans les plus récents.
  • Programmez le tri de votre boîte électronique dans votre liste de tâches : il entrera un jour en priorité A – important/urgent.